Project Management más allá de los proyectos

Por Jorge Cicuendez, associate director de Residencial en Mace.-

 

Alguien no familiarizado con la externalización de la gestión integral de proyectos puede pensar que somos una suerte de ETT que presta servicios durante una fase muy concreta de la vida de un proyecto. Sin embargo, hay clientes que tienen claro que la experiencia de las empresas de Project Management es muy valiosa más allá de la gestión de un proyecto concreto, puesto que consideran aprovechable nuestro conocimiento y experiencia tanto a la hora de planificar como de analizar los resultados obtenidos. Entienden que el project manager aporta valor más allá de la gestión de proyectos.

Seguramente es conocido por todos los lectores el Ciclo PDCA (o círculo de Deming) como base de la filosofía de mejora continua en las empresas. Plan-Do-Check-Act es la sistemática más usada para implantar un sistema de mejora continua, cuyo principal objetivo es la autoevaluación, destacando los puntos fuertes que hay que tratar de no perder y las áreas de mejora en las que se deberá actuar.

En la actualidad, las empresas promotoras, especialmente las residenciales, se encuentran inmersas en un entorno competitivo y con cambios constantes cada vez más frecuentes. Por este motivo, la calidad y mejora de procesos se convierten en imprescindibles para la supervivencia de estas empresas, con el propósito de poner en el mercado viviendas en los menores plazos posibles, con una óptima calidad, cumpliendo criterios medioambientales y con una mínima postventa, de forma que satisfagan los requerimientos de los clientes.

La experiencia del ‘project manager’ aporta valor más allá de la gestión de proyectos

Las promotoras necesitan definir sus actividades y gestionar sus medios y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de los mejores resultados, mediante la adaptación de herramientas y metodologías que les permitan configurar su Proceso de Gestión y Mejora Continua.

Por este motivo, cada vez hay más clientes que nos demandan servicios más globales y encaminados a estandarizar procesos corporativos y fomentar su mejora continua a través de la experiencia adquirida en sus proyectos.

Clientes cuyo negocio no es el de la promoción y que demandan nuestros servicios, por ejemplo, para la gestión de un edificio corporativo, generalmente ya confían en nuestra experiencia, y adoptan nuestros procedimientos y plantillas para la gestión de todas las fases del proyecto.

Project Management y los clientes promotores

Sin embargo, en el caso de los promotores residenciales cabría pensar que son organizaciones que lo saben todo de su negocio y que tienen una trazabilidad muy clara de sus proyectos pasados y aprovechan la experiencia para mejorar de cara a los proyectos futuros.

Pero no siempre es así, dado que en los últimos años se han producido multitud de cambios tales como fusiones, adquisiciones, aparición de nuevas promotoras o cambio de escala de promotoras gracias a la entrada de capital inversor. En estos cambios, en ocasiones, se pierde parte de esa experiencia previa, por lo que hay promotores que deciden apostar por aprovechar la experiencia de Mace y de otras empresas dedicadas a la gestión de proyectos.

Este es el caso concreto de varios clientes con los que venimos colaborando en los últimos años, quienes se han apoyado en Mace para generar las bases sobre las que cimentar su operación. Tuvieron claro en origen que su primera acción debía ser planificar qué es lo que querían hacer, definir cómo lo querían hacer y plasmarlo en un manual de diseño, unos procedimientos y unas plantillas bajo los que gestionar sus proyectos.

Además, disponer de las herramientas para analizar los costes reales de edificación y ajustar las estimaciones de costes de las siguientes promociones, permitiendo optimizar las prestaciones del siguiente producto a comercializar, dentro de un coste acotado.

El primer paso ha sido la elaboración del manual corporativo de diseño, en el que se definan conceptos generales, clasifiquen las promociones por niveles de calidad, áreas geográficas y tipología, configuren las características de cada tipología de promoción, se definan criterios técnicos, comerciales y medioambientales de diseño y se detalle el contenido y la estructura de los proyectos técnicos.

Trabajar con diversos clientes, en diversos servicios y en muy variadas circunstancias confiere al ‘project manager’ la necesaria capacidad de adaptación a sus necesidades y objetivos

Disponer de un manual de diseño de este tipo permite a los promotores acotar todos los parámetros de los proyectos desde el estudio de viabilidad, controlando las características del producto que van a comercializar, conocer los costes pormenorizados de los mismos y, tras la ejecución de las obras, analizar el resultado final, implementando los ajustes sobre dicho manual para tenerlos en consideración en los siguientes proyectos.

La elaboración de un manual corporativo de diseño tiene una relación directa con la visión estratégica de la compañía y con su objetivo de posicionamiento y responsabilidad social y medioambiental, particularizado para cada mercado local.

Por este motivo, requiere de la participación de varios estamentos dentro de la organización del promotor, aportando su experiencia y conocimientos, tanto de cada área profesional como de cada localización. Es un documento vivo que se va adaptando a los cambiantes criterios comerciales, económicos, técnicos y estratégicos de la compañía y que sirve de referencia para proyectistas y consultores, quienes dentro de su autonomía creativa, se ajustan a los parámetros de coste y calidad establecidos.

El siguiente servicio fuera de un proyecto concreto que nos han demandado los promotores ha sido la generación de herramientas de estimación de costes de edificación, alimentadas con información de costes reales obtenidos de proyectos gestionados y particularizables para los elementos distintivos de cada tipología, localización, nivel de calidad y circunstancias particulares de cada terreno.

Este instrumento persigue un doble objetivo: definir el nivel de calidad, los equipamientos, mejoras opcionales u ahorros aplicables a la promoción y realizar una estimación preliminar de costes basada en precios reales de promociones de tipología y nivel de calidad similar, partiendo de las superficies y usos de la promoción. Disponer de antemano de información ordenada y fiable permite realizar ingeniería de valor desde etapas muy tempranas del diseño.

Finalmente, un último servicio fuera de la gestión propia de un proyecto específico es el de asistencia a la generación de los procedimientos internos de operación, así como generación de plantillas para el seguimiento de los proyectos, tales como los comparativos y reportes de licitación, reportes de seguimiento y revisión del diseño, documento de control económico de los proyectos, así como los diferentes reportes durante la fase de obra.

En el caso de promotores con varios proyectos en curso y solapados en diferentes fases, es muy importante que la información que genere o reporten los project managers sea homogénea tanto en la forma como en el contenido.

La experiencia nos dice que hemos sido capaces de aportar valor como project managers ayudando a nuestros clientes a definir el posicionamiento de su compañía y su producto, encontrando sinergias entre las promociones, unificando la visión comercial y técnica optimizando los costes y la calidad y aplicando criterios de buenas prácticas y lecciones aprendidas, aspirando a la entrega de un producto con cero defectos y cero reclamaciones.

La experiencia del project manager con diversos clientes, en diversos servicios y en muy variadas circunstancias nos confiere la capacidad de adaptación a sus necesidades y objetivos y nos permite entender sus motivaciones, siempre basadas en el cumplimiento de las expectativas y la satisfacción del cliente final.

En definitiva, es una buena inversión apostar por el Project Management más allá de la gestión de proyectos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.