‘Back2thefuture’, la guía de CBRE para gestionar la vuelta a las oficinas

Coincidiendo con el arranque de la fase 0 del plan de desescalada diseñado por el Gobierno, CBRE ha publicado una guía, que bajo el lema “Back2thefuture” reúne una serie de recomendaciones para la gestión del nuevo escenario que surgirá en los espacios de oficinas.

«La necesidad de mantener distancia física entre las personas en una oficina y el hecho de no compartir el puesto de trabajo por razones sanitarias va a reducir la ratio de ocupación de los espacios, es decir, habrá menos personas por metro cuadrado», comentan desde la consultora.

CBRE calcula que aplicar las medidas de distancia física en las oficinas reducirá el ratio de ocupación de espacios entre un 40% y un 60%

Desde CBRE calculan que, si es necesario mantener dos metros de separación entre los puestos y asimismo entre los puestos y las personas que circulen por la oficina, la ratio de ocupación descenderá al 40%, mientras que, si la distancia de separación física se rebajara a un metro, entonces la ratio de ocupación bajaría al 60%.

«Es decir, que si un espacio de trabajo de 1.000 metros cuadrados en escenario pre-Covid19 podía albergar 100 personas (una persona por cada 10 metros cuadrados), ahora cabrían 40 o 60 según la distancia física mínima entre ellos fuera de dos metros o un metro, respectivamente», apuntan.

Como explica Bernardo Sesma, director de National Advisory & Transaction Services de CBRE España, “estamos viviendo una situación histórica que va a dejar huella, tanto en las empresas como en las personas, las cuales adoptarán unas nuevas formas de trabajo mucho más flexibles».

“A modo de ejemplo, en CBRE solamente una de cada cuatro personas podremos acudir durante las primeras semanas. El impacto llegará también a los edificios, que serán cada vez más inteligentes, sostenibles y mucho más digitalizados», prosigue.

Con su guía “Back2thefuture”, CBRE lanza su propuesta para la vuelta a la nueva normalidad en el ámbito de oficinas y cómo retomar la actividad reforzando la seguridad y la higiene, permitiendo además que el desempeño profesional de los usuarios de esos espacios se vea mínimamente afectado por las nuevas regulaciones en materia de salud pública.

Para ello, CBRE ha desgranado sus recomendaciones desde tres puntos de vista diferentes: la del propietario del edificio, la empresa arrendataria y los empleados.

El papel del propietario y la óptima gestión de sus edificios es crucial para aumentar la seguridad en la vuelta a la oficina. Por eso, CBRE recomienda comunicar a los arrendatarios el aforo máximo permitido, consensuar la optimización del espacio disponible en el aparcamiento para dar cabida a los usuarios que, por ejemplo, acudan a su puesto de trabajo en patinete o bicicleta, medios de transporte que comportan un menor riesgo de infección.

La gestión escalonada de la entrada al trabajo permitirá evitar aglomeraciones, y la delimitación de recorridos de circulación con vinilos en el suelo favorecerá el flujo de tránsito.

En cuanto al control de acceso, CBRE recomienda el uso de dispositivos touchless para la medición de temperatura, limitando la ocupación de los ascensores para asegurar el cumplimiento de la distancia de seguridad.

Por otro lado, es también recomendable priorizar la limpieza de los elementos que más se tocan, como las botoneras o los espacios comunes, prestando especial atención a la desinfección de los aseos.

En la vuelta a las oficinas, las empresas deben tener una hoja de ruta clara en la gestión del cambio y en la comunicación con sus empleados

Estos cambios, como recoge Soledad López-Cerón, directora de Property Management de CBRE en España, serán implementados de forma progresiva: «Cuando volvamos a trabajar a las oficinas lo primero que nos vamos a encontrar será un incremento en las medidas de higiene, pues probablemente encontremos gel hidroalcohólico en la entrada e incluso en algún edificio controles de temperatura. Y, por otro lado, un cambio en los protocolos para garantizar la distancia de seguridad entre las personas. En ese sentido, se fomentará el uso de las escaleras, ya que los ascensores no podrán ir a plena ocupación, se determinarán sentidos de circulación en los diferentes edificios e incluso se puede llegar a hacer turnos de entrada de diferentes usuarios en función de las plantas».

Empresas y empleados

Para las empresas, CBRE plnatea un plan de vuelta al trabajo «multidimensional», ya que «las empresas deben asegurarse de tener una hoja de ruta clara en la gestión del cambio y en la comunicación con sus empleados», exponen desde la consultora, que aconseja no descuidar la experiencia del empleado sin perder de vista las prioridades de seguridad e higiene.

Propone que la empresa dé mayor flexibilidad para el trabajo presencial, dividiendo a la plantilla por grupos y turnos de acceso a la oficina. Asimismo, es importante dotar al empleado con un equipo de protección esencial: mascarillas higiénicas y guantes desechables. Además, las empresas deberán contar con un plan de acción de cara al aislamiento y detección temprana de casos positivos de Covid-19 entre la plantilla.

Puntos sensibles, como la cafetería y los lugares de descanso común, deben ser especialmente reforzados con cartelería y con mecanismos que, en la medida de los posible, ayuden a accionar grifos, picaportes o botones sin emplear las manos, disponiendo en todo momento de soluciones desinfectantes para los empleados.

Respetar el flujo de circulación y acceso al edificio será crucial para ayudar a mantener las distancias y aforos de seguridad que marque cada empresa. Además, en este punto es importante tener en cuenta el apoyo que la digitalización puede suponer para facilitar la vuelta a la nueva normalidad para los empleados; la implementación y puesta en marcha de aplicaciones corporativas que permitan a la plantilla reservar plazas de garaje, salas de reunión o de puestos de trabajo en determinado horario, por ejemplo.

El plan de actuación que CBRE propone para la plantilla se basa fundamentalmente en el cumplimiento de las medidas personales de higiene, acatando las acciones que por precaución se comuniquen desde cada empresa y apelando al sentido común de cada persona: evitar aglomeraciones y reuniones presenciales, hacer uso de las escaleras en detrimento del ascensor e intentar mantener la distancia interpersonal con los compañeros de trabajo.

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