El camino de la eficiencia a través del Lean Facility Management

Por Luis Barajas, director técnico de Gentalia.-

Lean Facility Management es el término que sirve para denominar la aplicación de los principios y técnicas de la filosofía de producción Lean Manufacturing, a la provisión de servicios y suministros a los edificios, de modo que estén alineados con las estrategias de la compañía, en la cantidad y calidad previamente definida y con eficiencia de costes.

Comencemos por explicar brevemente en qué consiste Lean Manufacturing, que en su traducción al castellano significa producción esbelta, ágil, o ajustada, y representa una filosofía de trabajo que busca la optimización de cualquier sistema productivo, centrándose en la identificación y eliminación de todo tipo de ineficiencias, entendiendo como tales todos aquellos procesos o actividades que emplean más recursos que los que serían estrictamente necesarios, no agregando valor al producto, y por extensión al cliente.

La filosofía Lean, con origen en el ámbito industrial, identifica 8 tipos de ineficiencias, a saber:

1) Inventario
2) sobreproducción
3) esperas
4) movimientos innecesarios
5) transportes innecesarios
6) productos defectuosos
7) sobreprocesamiento
8) desaprovechamiento de las capacidades de las personas.

Particularmente, cuando se aplica en el ámbito de la gestión, y más concretamente en el sector inmobiliario, me gusta añadir otros dos tipos más, que son el capital económico y los espacios ociosos o infrautilizados.

Esta filosofía productiva tuvo su origen en la empresa Toyota a finales de los años cuarenta del siglo pasado, cuyos responsables, preocupados por la eficiencia de sus procesos, idearon un profundo cambio cultural, acompañado de una serie de sistemas y herramientas de producción, que pronto le sirvieron para lograr una importante ventaja competitiva frente a otras empresas de su sector, hasta tal punto que se convirtió en un modelo de referencia copiado por todo tipo de industrias.

A principios de este siglo, algunos expertos en la materia, encontraron la forma de aplicar esa filosofía y herramientas al ámbito de la gestión, naciendo así el Lean Management, que pronto encontró aplicaciones en diversos campos, como la construcción (Lean Construction) o la Arquitectura (Lean Arquitecture).

La filosofía Lean se asienta sobre principios de gestión fundamentales, como son el espíritu de mejora continua (kaizen en japonés), la estandarización de procesos, la automatización con un toque humano (jidoka), o el cuidado del componente humano, en el que son fundamentales el compromiso de la dirección, la formación continua, la comunicación, la motivación y el liderazgo.
Esos principios empresariales, fueron completados con numerosas técnicas de producción, que en su momento supusieron modelos disruptivos para la industria, y que en la actualidad son considerados como elementales. Entre ellos, cabe destacar:

(i) los sistemas de producción Just in Time, o justo a tiempo, para evitar excesos de inventario de materias primas y productos terminados.
(ii) la producción en flujos continuos para evitar esperas y movimientos innecesarios.
(iii) o los sistemas de producción tipo pull donde la demanda “tira” de la producción, en vez de producir para luego vender, a riesgo de acumular importantes cantidades de stock de producto sin salida al mercado.

Llegados a este punto, en el que hay suficientes referencias y casos de éxito, tanto en la industria, como en otro tipo de actividades empresariales, creo que ha llegado el momento de aplicar la filosofía Lean al ámbito del Facility Management. Para ello, el primer requisito es que exista una necesidad clara, y la hay, ya que la productividad de los inmuebles se ha convertido en un factor de competitividad clave para todo tipo de organizaciones, bien sea para aquellas que los emplean para el desarrollo de su propia actividad, o para aquellas que invierten en el sector inmobiliario en busca de rentabilidad.

Hasta la fecha y de forma generalizada, se ha buscado la optimización de los edificios y sus servicios asociados por medios muy rudimentarios, como es el caso de la concentración de proveedores y servicios a través de economías de escala, o mediante interminables ajustes en el precio, que con frecuencia no dan los resultados esperados, porque siguen persistiendo las mismas ineficiencias de fondo.

Cambio cultural

El primer paso para aplicar Lean eficazmente sería abordar un cambio cultural dentro de la organización, fomentando e incentivando la implicación de todos sus empleados en el proceso de mejora continua. Esto, en un sector en el que es habitual la subcontratación de buena parte de los servicios, incluye la involucración de los proveedores que, como especialistas en sus distintas áreas de competencia, tienen mucho que decir en cuanto a cómo se podrían mejorar los procesos.

Otro aspecto de vital importancia es revisar las condiciones del entorno en el que se desarrollan la mayor parte de los procesos del Facility Management, y que no es otro que los propios edificios, en los que es frecuente encontrarse numerosas ineficiencias, bien sea por (i) espacios e instalaciones sobredimensionadas, que provocan elevados costes energéticos o de mantenimiento,(ii) la deslocalización de instalaciones en distintas ubicaciones no planificadas, que implican elevados costes logísticos, e incluso (iii) la presencia de deficiencias y patologías crónicas en los edificios, que no son atajadas de forma eficaz, y que dan lugar de forma recurrente a averías, molestias, e incluso interrupciones de la actividad, cuyos costes son muy superiores a los de reparación de las propias deficiencias de origen.

Del mismo modo, es preciso revisar la naturaleza y alcance de todos y cada uno de los servicios provistos a los inmuebles, los llamados facility services, desde una perspectiva Lean. Así, podríamos encontrarnos con cuadrantes y programaciones sobredimensionadas o con muy poca flexibilidad, en vez de adaptarse de forma dinámica a las cambiantes necesidades de cada momento, siguiendo la filosofía Just in Time. Como ejemplo, podríamos citar el cuadrante de limpieza de un centro comercial que permanece fijo a lo largo de todo el año, en vez de adaptarse a la evolución de la afluencia o a las condiciones meteorológicas. ¿Parece imposible? El sector industrial ya lo hizo hace más de 50 años, cuando entendió que la producción debía adecuarse a la demanda.

También hay un amplio margen de mejora en la planificación y estandarización de numerosas tareas como operaciones de mantenimiento o limpieza, rutinas de vigilancia o procesos de reporting, por citar algunos ejemplos, que se realizan de forma improvisada y a criterio de quien ha de ejecutarlas, lo que suele repercutir negativamente en su eficacia e incluso en la estandarización de los niveles de servicio. Otra ineficiencia recurrente, son los excesos de inventario por acopio de grandes cantidades de repuestos de mantenimiento o productos de todo tipo, que suponen la inmovilización de importantes sumas de dinero, y que en muchos casos se deterioran o infrautilizan.

Por último, otro aspecto de gran importancia es identificar aquellas tecnologías y herramientas que podemos encontrar a nuestra disposición para una transición hacia el Lean Facility Management. En este caso, cabe destacar el IOT (Internet de las Cosas), la automatización de instalaciones y procesos, y los sistemas de información y apoyo a la toma de decisiones basados en el Big Data, de modo que el talento humano, en vez de desperdiciarse en tareas de conducción y supervisión de instalaciones, o de recopilación y reporte de la información, se emplearía en el análisis y desarrollo de mejoras, o a la detección temprana de fallos, reduciendo así el coste de sus perjuicios y reparación.

Como conclusión, si se sigue haciendo lo mismo, de la misma manera, no cabe esperar resultados distintos. Por ello, las empresas tenedoras o explotadoras de edificios deben entenderlos como un elemento clave dentro de sus procesos y en el flujo de valor de sus productos, debiendo eliminar todas las ineficiencias en torno a ellos. Este camino debe comenzar por un importante cambio cultural basado en el espíritu de mejora continua, pues Lean es mucho más que un conjunto de técnicas y herramientas, ya que es y debe ser entendido como una filosofía productiva que, en nuestro caso particular, ya estamos poniendo en marcha con algunos resultados esperanzadores.

Más información, en la revista inmobiliaria.