Hill International, líder mundial en la gestión de reclamaciones de construcción

Por Fernando Ortíz, director técnico de Hill International

En el sector de la construcción son habituales las reclamaciones, generalmente relacionadas con sobrecostes e incrementos de plazo. Hill International, como líder mundial en la gestión de reclamaciones de construcción, desde hace más de 36 años, y sobre la base del historial de reclamaciones en cuya gestión ha participado, considera necesario un enfoque preventivo que evite, en la medida de lo posible, las reclamaciones y que si, no obstante, éstas se producen, garantice una resolución exitosa de las mismas.

Es frecuente encontrar en los medios de comunicación noticias relacionadas con proyectos de relevancia internacional, en los que participan empresas españolas, que se hacen eco de reclamaciones multimillonarias relacionadas con costes adicionales, extensiones de plazo, etc. Independientemente de su magnitud, estas situaciones se producen en la práctica totalidad de los proyectos de construcción y, en mayor o menor medida, todo el que haya participado en un proyecto de construcción como promotor o agente del promotor se habrá visto expuesto a reclamaciones por incrementos de coste y plazo.

La amplia experiencia de Hill International en la gestión de reclamaciones, nos ha permitido tener un conocimiento profundo de cuáles son los temas que de forma repetitiva se presentan en la mayor parte de estas reclamaciones. Podemos afirmar que la mejor forma de gestionar las reclamaciones es evitarlas y ello requiere un modelo de gestión que tenga, como uno de sus principios fundamentales, un enfoque eminentemente preventivo.

¿Cómo evitar las reclamaciones?

Bajo el enfoque preventivo anteriormente citado, existe una serie de aspectos clave que deben ser tenidos en cuenta a la hora de establecer una estrategia de claim avoidance, a saber:

· Establecer de forma clara y sin ambigüedades, desde el inicio del proyecto, los roles y responsabilidades de cada agente, evitando lagunas o solapes, y garantizando la transparencia y la claridad. Realizar un seguimiento continuo del cumplimiento de las responsabilidades de todas las partes.

· Asegurar que la definición del alcance del proyecto, a través de los documentos de diseño, sea lo mejor posible de acuerdo con la modalidad contractual. Mantener un control sobre los cambios introducidos en el Proyecto que, en muchos casos, pueden desembocar en una reclamación por el efecto directo de un cambio relevante o por el efecto acumulado de muchos cambios de menor magnitud.

· Asegurar que los riesgos en el contrato están asignados a aquella parte que tiene más capacidad para gestionarlos. Valorar los riesgos económicamente en la fase de oferta, de modo que las partes acepten o rechacen dichos riesgos de forma abierta.

· Asegurar que el proceso de contratación de los agentes, sobre todo los contratistas, sea correcta, lo cual implica que el precio pactado sea ajustado y permita un margen razonable.

· Establecer en el contrato protocolos que aseguren que los problemas se ponen de manifiesto en el momento en el que se producen y no queden “ocultos” para aparecer de forma inesperada en fases posteriores. Es habitual que en las primeras fases de una obra, el contratista intente no molestar al cliente con reclamaciones que, si bien serían viables, no se plantean, ya sea para no enturbiar la relación, ya sea para presentarlas en un momento en el que considere que gozará de una mejor posición negociadora. En ese sentido, es imprescindible que el equipo de gestión del proyecto establezca procedimientos que obliguen a las partes a plantear las reclamaciones en el momento correcto y en un formato predefinido.

· Revisar la correspondencia, las actas de reunión, los registros de cumplimiento de obligaciones contractuales a modo de indicadores de cumplimiento (número de recursos involucrados en el proyecto, evolución de certificaciones, etc.) para detectar potenciales áreas de conflicto antes de que surjan.

· Gestionar de forma activa y con el detalle suficiente la planificación, como herramienta que permite detectar retrasos o encubrimiento de retrasos.

· Una vez surjan situaciones que requieran una determinada acción, iniciar el protocolo de actuación previsto de forma inmediata, para mitigar el posible efecto. Mantener un registro de toda la información que permita mantener la trazabilidad.

· Establecer directrices y formación específicas para todos los miembros del equipo del proyecto sobre el contenido del contrato y la manera de interactuar y comunicarse con los contratistas y proveedores con el fin de garantizar que no se dan razones para iniciar una reclamación.

La gestión del contrato como herramienta clave

El contrato es la principal herramienta con la que cuenta el responsable de un proyecto para gestionar situaciones que potencialmente podrían desembocar en reclamaciones. Por tanto, en la fase de redacción del contrato, se deben incorporar los mecanismos que permitan evitar las reclamaciones o, en su caso, gestionarlas adecuadamente. Durante la fase de ejecución de las obras, el equipo de Project Management debe llevar a cabo una gestión proactiva del contracto.

La experiencia de Hill International nos ha demostrado el éxito que se obtiene con la incorporación en el equipo de gestión de la figura del contract manager que, quien de forma coordinada con el resto de miembros del equipo, será el encargado de asumir esas funciones.

En todo caso, la participación de agentes profesionales y expertos en el proceso de construcción es una baza que se debe maximizar para evitar y en su caso gestionar las reclamaciones, y, en última instancia, ante una reclamación, se debe recurrir a un agente externo para mediar o analizar los hechos y recomendar una solución justa.