¿Cuál es la correcta estrategia del puesto de trabajo?

Por Carlos Pueyo, socio director de Project Management de Cushman & Wakefield España

En los últimos años estamos viendo cómo las empresas se están replanteando cuál debe ser el concepto de puesto de trabajo más adecuado a sus necesidades y a su personal. Los líderes de las organizaciones están viendo que la manera en que su organización está implantada, espacialmente en las oficinas (léase despachos, salas de reuniones, mesas, etc.), no siempre se corresponde con la visión de la empresa sobre cómo operar de manera eficiente y sobre las necesidades de las personas que integran la organización.

Este replanteamiento parte de, al menos, tres conceptos:

El primero es que la experiencia de la crisis económica que hemos sufrido ha hecho que muchas empresas empezaran a operar de forma diferente, principalmente orientándose en la búsqueda del tamaño ideal y de la máxima eficiencia organizacional, aspectos que generalmente han incluido la ruptura de silos y la búsqueda de transversalidades entre diferentes departamentos.

El segundo es la evolución de las tecnologías que permiten el trabajo a distancia, ya sea desde casa, una cafetería o un aeropuerto. Las nuevas tecnologías permiten trabajar desde fuera de la oficina con igual experiencia en términos de conectividad y acceso a los servidores de la empresa.

Las nuevas tecnologías permiten trabajar desde fuera de la oficina en términos de conectividad

Y, por último pero no menos importante, la necesidad de atracción y retención del talento, es decir: la necesidad de que las personas estén a gusto en el día a día de su experiencia laboral en la empresa. Éste es, obviamente, un concepto muy amplio con diversidad de factores, pero muchos de ellos, sin duda, tienen que ver con el entorno físico que la empresa provee.

La manera de abordar la definición de una estrategia del puesto de trabajo tiene diversas posibilidades. Una más simplista que pretende tener un impacto inmediato en la reducción de los costes de ocupación, y para ello es importante entender el hecho de que la segunda línea de costes más importante, tras la de personal, es la relacionada con el inmobiliario; es decir el alquiler de las oficinas. Por tanto, de cara a reducir este impacto, el modelo se centra principalmente en medir cuál es la ocupación máxima de la oficina en un período de tiempo y, a partir de ahí, si esta ocupación es inferior al número de personas de la organización, reducir el número de puestos de trabajo, establecer el concepto de mesas limpias (nadie tiene mesa asignada), dotar ciertos espacios de usos colaborativos y poca cosa más.

“Cualquier estrategia del puesto de trabajo será un traje a medida hecho especialmente para cada organización”

Desde C&W abordamos este proceso con una máxima muy clara y que hay que poner sobre la mesa desde el inicio: la correcta definición de la estrategia del puesto de trabajo no siempre redunda en una reducción de espacio.

Para C&W cualquier intento de establecer una estrategia del puesto de trabajo requiere de un proceso de análisis que incluye conceptos diversos: entender el tipo de empresa, el sector donde opera, quién es su competencia, etc.; entender la visión, presente y futura, de los business leaders y de los empleados sobre la empresa, implicar y acompañar a la organización en el cambio de modelo, explicando los motivos y las ventajas y permitiendo que la propia organización participe en la definición de la misma y, por último, entender cuál es el uso real de las actuales instalaciones.

Es decir, cualquier estrategia del puesto de trabajo será un traje a medida hecho especialmente para cada organización, por tanto no traspasable directamente de una a otra, y definido a partir de un enfoque de análisis cualitativo y cuantitativo.

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